Universität Utrecht

Herausforderung

Wie viele andere Bildungseinrichtungen stand auch die UU vor der Herausforderung, eine E-Mail-Marketinglösung zu finden, die mit den sich weiterentwickelnden Anforderungen Schritt halten konnte. Die Universität benötigte eine Plattform, die den Datenschutz und die Sicherheit in den Vordergrund stellt und gleichzeitig fortschrittliche Funktionen wie dynamische Inhalte und anonymes Tracking bietet. Darüber hinaus suchte sie nach einem Tool, das sich nahtlos in ihren bestehenden Identitätsanbieter (IdP) integrieren und ihre große Benutzerbasis von über 300 Benutzern aufnehmen konnte.

Erik Roelofs, Funktionsadministrator an der Universität Utrecht, berichtete über die Suche der Universität nach der perfekten E-Mail-Marketinglösung: „Unser bisheriges Tool entsprach nicht unseren Anforderungen im Bereich Datenschutz und Sicherheit. Insbesondere fehlten verschiedene Tracking-Ebenen (Tracking ist nun auch anonym möglich) und die Möglichkeit, verschiedene benutzerdefinierte Rollen und Rechte in Verbindung mit unserem Identity Provider (IdP) zu erstellen und verwalten.“

„Nach einer umfangreichen Marktrecherche, die auf 3 wesentlichen Kriterien basierte, kamen 6 Anbieter für uns in Frage. Nach mehreren Demos und Testkonten haben wir uns für Maileon entschieden.“ erklärt Erik Roelofs.

Ergebnisse

Der Umstieg auf Maileon war für uns an der Universität Utrecht ein echter Wendepunkt. Ehrlich gesagt ist es, als hätten wir ein kleines Juwel gefunden, mit seinem benutzerfreundlichen Setup und all den Funktionen, die unser E-Mail-Marketing auf ein neues Niveau gebracht haben. Jetzt können wir unsere Botschaften auf eine Weise verbreiten, die bei unserem vielfältigen Publikum wirklich ankommt.

Eine meiner Lieblingsfunktionen in Maileon ist die Möglichkeit, dynamische Inhalte zu erstellen. Es ist, als könnten wir die Gedanken unserer Empfänger lesen und ihnen Inhalte liefern, die zu ihren Interessen, Gruppen und Vorlieben passen, und so jedes Mal eine personalisierte Nachricht erstellen.

Diese persönliche Note hat einen großen Unterschied gemacht, unsere Engagement-Raten erhöht und positives Feedback von unserer Community geliefert.

Team-Struktur

Das funktionale Team kümmert sich um die technischen Aspekte von Maileon. Wir verwalten die Mailinglisten, überwachen das Hinzufügen und Entfernen von Kontakten und stellen sicher, dass sie korrekt kategorisiert sind. In der Zwischenzeit haben die verschiedenen Abteilungen und Fakultäten ihre eigenen Verteilerlisten und verwalten den E-Mail-Versand selbst.

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Maileon, der unser Team beeindruckt hat, ist das Engagement der Plattform für Datenschutz und Sicherheit. Mit anonymer Nachverfolgung und detaillierten Zugangskontrollen können wir sicherstellen, dass sensible Daten geschützt bleiben, während wir gleichzeitig Einblicke in die Leistung unserer E-Mail-Kampagnen erhalten.  Das bedeutet, dass Personen außerhalb unseres Teams keinen Zugriff auf Kontaktdaten oder individuelle Präferenzen haben. Dennoch können sie Gesamtberichte wie Öffnungsraten und Klickraten einsehen, um zu verstehen, was bei der Zielgruppe ankommt.

Marketing-Automatisierung

Im vergangenen Jahr haben wir erfolgreich einen Onboarding-Automatisierungsablauf eingeführt, der auf neue Mitarbeiter der Universität Utrecht zugeschnitten ist. Diese Begrüßungssequenz umfasst 8 oder 9 E-Mails, die über die ersten zwei Monate verteilt werden. Unsere neuen Mitarbeiter werden automatisch für den Erhalt dieser E-Mails registriert, und zwar bereits wenige Stunden nach Beginn der Einarbeitung. Damit soll sichergestellt werden, dass sie alle notwendigen Informationen und Anleitungen erhalten, um sich in ihrer ersten Zeit bei der Universität zurechtzufinden. Die Rückmeldungen zu dieser neuen Initiative sind überwältigend positiv und zeigen, wie sehr sie dazu beiträgt, dass sich neue Mitarbeiter informiert und unterstützt fühlen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass unser Abenteuer mit Maileon an der Universität Utrecht wirklich zeigt, welche beeindruckenden Dinge man mit den richtigen Tools und ein bisschen Teamwork im E-Mail-Marketing erreichen kann. Die Entscheidung für eine Plattform, die keine Abstriche beim Datenschutz, bei der Sicherheit oder bei der Benutzerfreundlichkeit macht, hat uns definitiv einige neue Türen geöffnet, wenn es darum geht, mit unserer Community in Kontakt zu treten und unsere Reichweite zu vergrößern.

Da wir die Möglichkeiten des E-Mail-Marketings immer weiter ausreizen, ist es ein großer Vorteil, Maileon in unserer Ecke zu haben. Diese Partnerschaft, die auf einem soliden Fundament des Strebens nach dem Besten und der Entwicklung erstklassiger Erlebnisse aufbaut, bereitet uns auf einige spannende Zeiten vor.