Definition von Bounce Mail

Manche denken, eine gebouncte E-Mail ist automatisch eine geblockte E-Mail. Eine Bounce Mail ist jedoch eine nicht zugestellte, eine abgelehnte Mail (bounce = Abprall). Wie genau sie abgelehnt wurde, wird im nachfolgenden Abschnitt erläutert. Wir als Versender bekommen eine entsprechende Information sobald eine Mail nicht ankommt, und können anhand dessen weitere Schritte planen.

Wie funktioniert das Bouncen

Stellen Sie sich vor, ein ESP schickt einen Newsletter an einen Mailadressen-Verteiler. Jede einzelne E-Mail-Adresse wird mit dem Newsletter beschickt, und sollte diesen bestenfalls zeitnah empfangen.

Wenn eine E-Mail nicht an den beabsichtigten Empfänger zugestellt werden kann, bounct sie und liefert eine Benachrichtigung an den ESP über den Grund des Fehlers. Ein Grund kann beispielsweise eine nichtexistierende E-Mail-Adresse sein, an die nichts zugestellt werden kann. Oder wenn das Postfach voll ist und keine weitere Mail mehr zulässt, wird gebounct. Technische Probleme wie temporär nicht erreichbare Server einzelner Internet-Service-Provider (ISPs), oder dass der Spamfilter falsch eingestellt ist, können ebenfalls Ursachen für eine abgelehnte Mail sein.

Bounce Management: Unterschiede Soft Bounces und Hard Bounces

Das Bounce Management bezieht sich auf den Prozess des Umgangs mit zurückgewiesenen E-Mails, die nach einem erfolglosen Zustellungsversuch an den E-Mail-Server des Absenders zurückgesendet werden.

Nicht jede E-Mail die bounct, wird gar nicht zugestellt. Es gibt im ersten Schritt Soft Bounces.

Soft Bounces

Ein Soft Bounce tritt auf, wenn die E-Mail vorübergehend nicht zugestellt werden kann.

Die Gründe für einen Soft Bounce können sein:

• Das Postfach des Empfängers ist vorübergehend voll.
• Der Mailserver des Empfängers ist vorübergehend nicht erreichbar.
• Die E-Mail ist zu groß, um zugestellt zu werden.

Unserer Erfahrung nach sind die Gründe für einen Soft Bounce hauptsächlich Probleme durch Spamfilter oder technischer Art wie Nicht-Erreichbarkeit der Empfänger-Mailserver etc.. Standardmäßig werden die Kontakte in Maileon nach dem zehnten aufeinanderfolgenden Bounce deaktiviert. Weil Bounceraten von bis zu 1 % normal sind, stellen sie erstmal kein Problem dar. Denn es gibt immer eine kleine Wahrscheinlichkeit für Probleme wie schlecht eingestellte Spamfilter. Ernsthafte Zustellprobleme erkennt man an höheren Quoten hier meist in Verbindung mit Häufung bei einzelnen ISPs.

Hard Bounces

Anders verhält es sich bei Hard-Bounces. Ein Hard Bounce tritt auf, wenn die E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden kann. Die Gründe für einen Hard Bounce können sein:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers existiert nicht oder ist falsch geschrieben.
• Der Domainname des Empfängers ist ungültig.
• Die E-Mail-Adresse wurde vom Empfänger als Spam markiert

Standardmäßig werden die Kontakte in Maileon nach dem dritten aufeinanderfolgenden Bounce deaktiviert. Bei regelmäßigem Versand sollten die Bounce Raten hier deutlich unter 1 % liegen.

Alles darüber deutet auf schlechte Listenhygiene hin. Beispielsweise führt der Versand an Altbestände zu einer schlechteren Reputation bei den ISPs. Deshalb sollten solche Praktiken unbedingt vermieden werden.

Nach den Richtlinien der CSA muss die Rate im Durchschnitt niedriger sein als 1%. Dies mag zunächst niedrig erscheinen. Jedoch sind Raten von unter 0,01% bei stabilen Adressbeständen (das heißt, ohne größere Kontaktimporte) und regelmäßiger Aktualisierung durchaus üblich.

Unsere dringende Empfehlung lautet, Hard Bounces bereits nach dem ersten Versand abzumelden beziehungsweise zu löschen. Hilfreich kann es auch sein, einen Batchcheck über AddressCheck zu machen, um eine gute Listenhygiene zu erhalten. AddressCheck bietet eine Reihe von Vorteilen im Hinblick auf die Identifizierung und Verwaltung von Hard Bounces. Beispielsweise frühzeitige Erkennung von Hard Bounces, verbesserte Zustellbarkeit, Schutz Ihrer Reputation, Kosteneffizienz.

Wie verhindert man das Bouncen von Mailadressen?

In Maileon besteht die Möglichkeit, jede Kampagne einer gründlichen Qualitätssicherung zu unterziehen. Um die erfolgreiche Zustellung Ihrer Nachrichten sicherzustellen, sind verschiedene Checks notwendig. Zu den empfohlenen Checks gehören unter anderem die Überprüfung der Linkerreichbarkeit, ein Test zur Zustellbarkeit, ein Spam-Check sowie eine Bounce-Prognose. Je nach Art der Versendung ist es dringend ratsam, die entsprechenden Checks durchzuführen. Auf diese Weise können potenzielle Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden. Als Ergebnis kann man mit einer erfolgreicheren Zustellung rechnen.

In der Tat würden sich die meisten Blocks gänzlich durch eine gute Listenhygiene vermeiden lassen. Sie können die Zustellung noch vor dem regulären Versand mithilfe des Zustellbarkeits-Tests in Maileon überprüfen. Weitere Tools wie der Mail-Tester oder der SPAM-Check können vorsorglich angewandt wenden, um inhaltsbedingte oder technische Probleme zu erkennen.

Ist die Bouncerate bei DOI-Mailings erhöht, sind wahrscheinlich vermehrt Fake-Anmeldungen eingegangen. Oder, es ist zu Tippfehlern bei der Anmeldung gekommen und die E-Mail-Adresse wurde fälschlicherweise fehlerhaft eingegeben. Der Einsatz von Captchas in allen Anmeldeformularen sollte in Betracht gezogen werden, um automatisierte Fake-Anmeldungen zu unterbinden. Bei Tippfehlern kann AddressCheck weiterhelfen.