Was ist ein E-Mail-Autoresponder?

Bei einem E-Mail-Autoresponder handelt es sich um eine E-Mail, die sich in der Regel auf ein festgelegtes Thema konzentriert und in genau festgelegter Reihenfolge und Zeitabständen versendet wird. Man kann sie ebenso Autoresponder oder Auto-Reply nennen. Das erste Beispiel stellen Abwesenheitsnotizen dar, denn ein Autoresponder heißt nichts anderes als selbstständig beziehungsweise automatisch (auto) antworten (respond).

Eine Willkommens-, Geburtstags- oder Dankesmail ist eine klassische Autoresponder-E-Mail. Ebenso Newsletter zu einem Jahrestag oder als Miss-you-Mail. Andere automatisch getriggerte E-Mails wie beispielsweise eine Versandbestätigung sind Transaktionsmails. Sie sind zeitkritische E-Mails, die nach einer getätigten Transaktion versendet werden.

Wie richtet man einen Autoresponder ein?

Autoresponder sind wie eine mini Marketing Automation-Strecke zu sehen. Aber nicht so komplex. Maileon bietet seinen Nutzern sowohl eine Marketing Automation als auch die Nutzung von automatischen Antworten in Form eines Autoresponders an.

Zum Konfigurieren gehen Sie in die Einstellungen Ihres Maileon-Kontos. Hier finden Sie unter Konto > Posteingang alle Konfigurationen.

An dieser Stelle regulieren Sie, wie sich der Maileon-Posteingang bei den jeweiligen Rückläufer-Kategorien verhalten soll. Dafür definieren Sie zuerst verschiedene Aktionen für Rückläufer-Kategorien. Mit einer sinnvollen Konfiguration kann ein verbessertes Rückläufer-Management erreicht werden.

Folgende Kategorien sind in Maileon verfügbar und können individuell eingestellt werden:

• Manuelle Antwort bzw. nicht klassifiziert
• Abmeldung
• Anmeldung
• Empfangsbestätigung
• Abwesenheitsnotiz
• Profiländerung
• Anbieterfrage
• Hilfeanfrage
• SPAM

Kategorisierte Rückläufer richtig behandeln

Jetzt können Sie entscheiden, was mit den kategorisierten Rückläufern gemacht wird.

Und genau hier ist der Autoresponder in Form einer automatischen Antwort. Wenn Sie sich für das automatische Antworten als Aktion Ihrer Rückläufer entschieden haben, wird dem Absender des Rückläufers automatisch ein definierter Inhalt zugesendet. Im Rückläufermanagement kann er beispielsweise in der Kategorie „Hilfeanfrage“ eine generelle Informations-Mail oder eine Bestätigung darstellen.

Manchmal ist das Anliegen um welches es sich handelt bereits hiermit gelöst. Und wenn nicht, kann der Empfänger in der Informations-Mail gleich einen entsprechenden Link anklicken, welcher ihm direkten Kontakt zum Kundencenter bietet.

Oder man schickt eine automatische Bestätigung über den Erhalt des Rückläufers. Dann weiß der Empfänger, dass seine Anfrage angekommen ist und hat anders als eine Inhaltslose Bestätigung gleich auch ein paar hilfreiche Sätze in der Antwort.

Ein Hinweis, dass der Rückläufer nicht weiterverarbeitet wird, stellt auch einen möglichen Autoresponder dar. Inklusive eines Hinweises, an wen man sich bei weiteren Fragen wenden kann.

Ebenfalls könnte man nach einer Willkommensmail gleich eine kleine Triggerstrecke in unserer Marketing Automation anfangen. Sie könnten das Onboarding für einen neuen Abonnenten darstellen, und ihm Hinweise und Informationen mitliefern. Eine kleine Willkommensstrecke.

In Maileon Aktionen definieren

Im Einzelnen gibt es einige Dinge, die Sie an dieser Stelle selbstständig in Maileon definieren können.

Für manche Kategorien stehen andere Aktionen zur Verfügung, wir gehen hier auf die bei der Kategorie Hilfeanfrage möglichen ein:

Sie können einen Alias für den Absender eingeben, der dann im E-Mail-Client des Empfängers normalerweise im „Von“-Feld angezeigt wird.

Ebenso können Sie eine E-Mail-Adresse für den Absender eingeben. Diese wird im Header Ihrer automatischen Antwort verwendet und bei manchen E-Mail-Clients zusammen mit dem Absender-Alias im „Von“-Feld angezeigt.

Im Punkt Betreffzeilen-Präfix können Sie ein Präfix vergeben, der bei Ihrer automatischen Antwort-Mail vorne an die Betreffzeile angehängt wird. Um die Zugehörigkeit der Rückläufer zur jeweiligen Kategorie eindeutig zu identifizieren beziehungsweise erkennbar zu machen.

Definieren Sie bei E-Mail-Inhalt bitte den E-Mail-Text, der in Ihrer automatischen Antwort-Mail enthalten sein soll.

Bei aktivierter Checkbox Löschen löscht das System alle Rückläufer dieser Kategorie automatisch.

Wie gesagt gibt es bei anderen Kategorien ein paar andere Aktionen. So beispielsweise bei der Kategorie „Abmeldung“. Hier kann man ein Häkchen bei Abmelden setzen. So wird der Kontakt, der den Rückläufer verursacht hat, automatisch und unwiderruflich von Ihrem Kontaktbestand abgemeldet.

Mit einem Klick auf den Button „Rückläufer-Aktionen speichern“ übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Diese werden ab sofort für den Posteingang angewendet.

Autoresponder effizient im Online-Marketing einsetzen

Es ist belegt, dass Autoresponder eine Öffnungsrate von fast 30% erhalten können (hier zur Studie). Diese Art der getriggerten E-Mail spielt also einen wichtigen Part im Online-Marketing, man muss die Autoresponder nur gezielt und richtig einsetzen. Hierbei sind einige Dinge zu beachten.

1. Einwilligung:

Seit 2015 und 2017 Urteile über den Einsatz von Werbung in Autorespondern gefällt wurden, sind viele Marketer vorsichtig geworden.

• 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG verbietet Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt. Darunter fällt grundsätzlich auch Werbung in einem Autoresponder (Amtsgericht Bonn, 104 C 148/17).

Wir empfehlen immer, dass DSGVO-konform ausschließlich Empfänger mit ausreichend erklärter Einwilligung mit Werbeinhalten beschickt werden. Werbeinhalte können auch schon kurze Hinweise auf weitere Informationen sein.

2. Inhalt

Hierbei geht es nicht unbedingt um Quantität, sondern Qualität. Eine einzelne Nachricht gut angebracht, bringt mehr als dutzende ähnlich lautende E-Mails, die in kurzem Abstand den Empfänger erreichen.

Stellen Sie sich also die Frage, für welches Problem dieser eine Autoresponder die Lösung bereithält. Was für eine Art der Hilfestellung benötigt der Empfänger, um sich für ein Produkt zu entscheiden? Wie genau können Sie dem Empfänger helfen?

Wenn Sie sich genau mit Ihren Empfängern befassen, füllt sich Ihr Autoresponder schnell mit wertsteigerndem Inhalt.

3. Zeitpunkt

Wann die getriggerte Information versendet werden sollte, hängt davon ab, um was für einen Autoresponder es sich handelt.

In Maileon werden automatische Antworten im Rückläufer-Management sofort versendet.

Bei einer Willkommensmail, die nach Anmeldung zum Newsletter geschickt wird, sollte man sofort reagieren. Also innerhalb weniger Minuten nach vollständiger Anmeldung. Ebenso bei einer Antwort auf eine Hilfeanfrage.

In Maileon wird der Teil, der durch Ereignisse wie das Kaufverhalten oder ein bestimmtes Datum ausgelösten Trigger, im Bereich Trigger und nicht im Rückläufer-Management verarbeitet. Dennoch handelt es sich bei den nachfolgenden Beispielen um Autoresponder:

Handelt es sich um eine Geburtstagsmail, so ist das Datum als Versandzeit ausschlaggebend.

Wenn es um die beste Versandzeit für eine Dankesmail geht, kann diese direkt nach Erhalt einer getätigten Teilnahme an einem Gewinnspiel sein. Oder nach einer Online-Befragung. Hier sollte man innerhalb eines halben Tages versenden.

Wenn ein Autoresponder wie ein Follow up eingesetzt wird, als Miss you-Mail, sollte man sich den letzten getätigten Kauf oder Shop-Besuch heranziehen. Liegt dieser länger als 3-6 Monate zurück, kann die Mail geschickt werden.