Noreply ist auch (k)eine Lösung

Wir erhalten von unseren Kunden immer mal wieder den Wunsch, eine Noreply-E-Mail-Adresse für automatisch versendete (Trigger-)Mails zu verwenden. Der Absender möchte, dass seine Abonnenten gar nicht oder auf anderem Wege auf die gesendete E-Mail reagieren.

So wurde etwa eine automatische Information an Abonnenten geschickt, in der über eine bevorstehende Vertragsverlängerung informiert wird. Sollte ein Abonnent damit nicht einverstanden sein, so sollte er sich beispielsweise in dem entsprechenden Portal anmelden und seine Daten bestätigen. Einfach nur auf eine E-Mail antworten, wird in diesem Zusammenhang dann nicht gewünscht, da der Absender einen anderen Abwicklungsprozess etabliert hat.

Generelle Gründe, eine Noreply-Adresse zu verwenden:

• Bestätigungen zu durchgeführten Passwortänderungen
• Bestätigungen einer getätigten Bestellung
• Bestätigung eines Termines
• Mitteilungen zu geänderten Nutzungs-/Vertragsbedingungen
• Newsletter

Das letzte Beispiel „Newsletter“ ist wie gesagt keine gute Nutzung für eine Noreply-Adresse. Denn was der Versender wissentlich in Kauf nimmt, ist die Verschlechterung seiner Reputation. Und das gilt nicht nur bei Newslettern, sondern allgemein. Daher kann man sagen, dass eine Noreply-Verwendung keine gute Lösung ist.

Welche Alternativen gibt es?

Bestenfalls sollte keine Noreply-Adresse verwendet werden. Kunden sollten auf Newsletter direkt antworten können, um sofort und bequem mit der Marke zu interagieren. Oftmals leidet die Reputation unter der Verwendung einer Noreply-Adresse und Kunden reagieren ganz unterschiedlich – manchmal eben auch mit dem Deklarieren der E-Mail als Spam. Eine gute Reputation ist für erfolgreiches E-Mail-Marketing unumgänglich. Das Risiko, mit einer Noreply-Adresse höhere Abmelderaten zu verursachen, ist entsprechend hoch. Eine gute Reputation entsteht durch Wiedererkennungswert und das Vertrauen in den Versender. Kunden, die nicht mit Noreply angeschrieben wurden, sind oftmals loyaler. Sie haben eine verbesserte Customer Experience und es verringern sich zeitgleich frustrierte Anfragen an den Kundenservice.

Daher empfehlen wir, in Newslettern keine Noreply-Adresse zu verwenden, sondern eher einen skalierbaren Prozess der Antwort-Bearbeitung zu etablieren. Man könnte sich beispielsweise Kundenantworten an den Kundenservice weiterleiten oder automatische Antworten einrichten lassen. Und wir empfehlen auch, zu konkreten und auch immer wieder verwendeten Absendern zu greifen. Diese können von den Empfängern schnell und klar zugeordnet werden. Somit erhöht sich die Öffnungsrate.

Wiedererkennungswert und eine schnelle Einordnung der empfangenen E-Mail sind wichtig, um eine gute Öffnungsrate und eine gute Reputation zu erhalten. Doch was sind gute Absender-Adressen? Sie zeigen dem Empfänger sofort an, um was für eine E-Mail es sich handelt. So weiß man gleich, ob es um eine Bestellung geht, ob die E-Mail Vertragsunterlagen beinhalten könnte, bzw. aus aus welcher Abteilung des Absenders die E-Mail geschickt wurde.

Gute Adressen sind beispielsweise:

Vertrieb@domain.de
Service@domain.de
Marketing@ domain.de
Bestellung@ domain.de
Vertragsabteilung@ domain.de
Info@domain.de
Vorname.Nachname@ domain.de

Wie reagiert man am besten auf Noreply-Mails?

Wie eingangs erwähnt, werden Antworten an Noreply-Adressen nicht bearbeitet. Was kann man also tun, wenn man eine entsprechende E-Mail erhalten hat? Das kommt darauf an, worum es sich handelt. Daher sollte die E-Mail erstmal angeschaut und gelesen werden bevor man agiert. Denn in der Regel werden solche Mails nur verschickt, wenn vorher eine Handlung stattgefunden hat, so wie etwa eine getätigte Bestellung.

Man kennt also den Absender, und kann sich entweder auf der entsprechenden Webseite über Kontaktmöglichkeiten informieren, oder auch nochmal in die empfangene Mail schauen. Hier findet sich oftmals ein Verweis auf die Möglichkeiten, mit dem Absender in Kontakt treten zu können.

Vorsichtig sollten Sie sein, wenn Sie den Absender nicht zuordnen können, oder eine Rechnung im Anhang finden, obwohl Sie keine Bestellung getätigt haben. Nicht der Regelfall, aber auch Noreply-E-Mails können Spam sein.

Wie funktioniert die Replymail-Verarbeitung in Maileon?

Alle Antwortmails werden in Maileon automatisch erfasst und klassifiziert. Sie können je nach Anforderung archiviert, an beliebige Zieladressen weitergeleitet, gelöscht oder über einen Autoresponder erneut angeschrieben werden. Das kann ebenfalls mit den Noreply-Adressen passieren, ist aber in der Regel von unseren Kunden so nicht gewünscht. Dennoch, es besteht die Möglichkeit der Nachverfolgung in Maileon.

Um eine Absender-Adresse in Maileon zu definieren, füllen Sie in den Basiseinstellungen Ihres Mailings im Punkt Absendererkennung die entsprechenden Felder mit den gewünschten Bezeichnungen aus.

Im Falle von Noreply könnte es wie hier aussehen.

Im Menü Versendungen > Tools kann der Posteingang Ihres Kontos konfiguriert werden. Beispielsweise mit dem Einrichten einer automatischen Antwort.

Abschließend lässt sich sagen, dass Noreply eigentlich mittlerweile ausgedient hat. Es gibt viele gute andere Möglichkeiten, ohne Noreply-Verwendung zu versenden und dem Empfänger auch die Möglichkeit der direkten Antwort zu geben. Die Interaktion kann somit gesteigert und bisher nicht genutztes Potential verwendet werden.