Betrouwbare e-mailcommunicatie voor subsidieregelingen met Maileon
Ministerie van Volksgezondheid (DUS-I)
Bij DUS-I (Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen) voeren we subsidieregelingen uit voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). We beheren ongeveer 150 regelingen: grofweg 50% voor VWS en 50% voor OCW. Dat betekent dat we dagelijks communiceren met onderwijsinstellingen, zorgorganisaties en maatschappelijke partijen.
Voor ons is e-mail geen “marketingkanaal”. E-mail is onderdeel van onze dienstverlening: we versturen updates over deadlines, aanvragen en vervolgstappen. Dan moet communicatie duidelijk, tijdig en betrouwbaar zijn, zonder ruis.
Ons e-mailbeheer ligt bij een compacte communicatieafdeling van zes personen. Maileon is inmiddels niet meer ‘van één persoon’, maar echt onderdeel van de manier waarop we als team e-mailcommunicatie organiseren: met vaste templates, heldere processen en gedeeld eigenaarschap. Daarbij gebruiken we Maileon niet alleen voor externe nieuwsbrieven en campagnes, maar ook steeds vaker voor interne communicatie. We hebben daarnaast ook maatwerk ingezet, omdat onze praktijk nét anders is dan bij veel standaard e-mailtools.
De uitdaging: subsidiecommunicatie op schaal, met complexe contactdata
Waar commerciële organisaties vaak focussen op lead nurturing, draait het bij ons om iets anders: één-op-één service op schaal. En daar liepen we in eerdere tooling tegen vier heel concrete punten aan.
1) Eén e-mailadres, meerdere organisaties (niet-unieke adressen)
In de subsidiewereld werken we regelmatig met tussenpersonen. Eén contactpersoon dient bijvoorbeeld aanvragen in voor meerdere instellingen. In veel mailingsystemen “mag” een e-mailadres maar één keer bestaan. In de praktijk betekent dat: je kunt die persoon niet drie verschillende, gepersonaliseerde berichten sturen die elk over een andere aanvraag gaan.
Het nadeel van normale mailingpakketten is dat een e-mailadres uniek moet zijn. (…) Alleen wij hebben soms een tussenpersoon die misschien namens Erasmus MC, Sophia kinderziekenhuis en nog een ziekenhuis een subsidie aanvraagt. Dus dan komt dat e-mailadres drie keer voor. En we moeten die persoon drie mails sturen.”
2) Heel lange gepersonaliseerde links
Veel regelingen werken met online formulieren die vooraf ingevuld worden. Daardoor ontstaan extreem lange gepersonaliseerde URL’s. Dat is niet alleen onhandig in e-mail (leesbaarheid), maar ook foutgevoelig in beheer.
3) Maatwerk was vaak duur (en niet passend bij publieke doelmatigheid)
We hebben verschillende oplossingen in de markt bekeken, maar sommige aanpassingen kwamen met prijskaartjes die niet in verhouding stonden tot wat we nodig hadden, zeker in een publieke context waarin doelmatigheid belangrijk is.
4) Een meer technische werkwijze moest wel veilig blijven
De werkwijze “importeren → filter maken → distributielijst maken” vroeg gewenning. Tegelijk willen we in dit soort servicecommunicatie fouten minimaliseren. Zeker bij deadlines en aanvraagprocessen wil je dat data en verzending kloppen.
De oplossing met Maileon: External ID, maatwerk voor URL’s en een vaste Rijkshuisstijl-template
We zijn overgestapt naar Maileon omdat we een platform zochten dat onze realiteit wél ondersteunt: complexe contactstructuren, personalisatie per aanvraag en een betrouwbare verzendbasis.
External ID: personalisatie die klopt, ook bij dubbele e-mailadressen
De grootste doorbraak voor ons was de External ID-functionaliteit. Daarmee kunnen we meerdere contactrecords koppelen aan hetzelfde e-mailadres, zolang elk record een unieke identifier heeft. Resultaat: één tussenpersoon kan drie verschillende gepersonaliseerde mails ontvangen, elk gekoppeld aan de juiste organisatie en regeling.
Omdat jullie op basis van een unieke ID die we er dan voor zetten, een external ID heet die geloof ik, kunnen we dus datzelfde e-mailadres drie keer kunnen laten voorkomen, terwijl die persoon wel drie keer een gepersonaliseerde mail krijgt voor die drie ziekenhuizen.”
Voor ons is dat niet “handig”, maar gewoon belangrijk om service goed uit te voeren.
Maatwerk import voor lange URL’s: overzichtelijk en betrouwbaar
Voor de lange gepersonaliseerde links gebruiken we een custom import-oplossing die URL’s praktisch maakt in e-mail, terwijl de doorverwijzing naar de juiste lange variant betrouwbaar blijft. Zo houden we mails overzichtelijk en verkleinen we de kans op fouten in het proces.
Datakwaliteit: directe foutmeldingen helpen ons sneller corrigeren
Omdat we vaak met imports, filters en distributielijsten werken, is het prettig dat Maileon snel aangeeft als er iets niet klopt.
Als je iets niet goed doet, dan krijg je wel meteen een foutmelding. Dus dat is fijn.”
Rijkshuisstijl in één keer goed: custom template
We werken met een door Maileon ontwikkelde custom template die aansluit op de Rijkshuisstijl (logo, kleuren en lettertype). Zo is elke mailing herkenbaar en consistent, zonder dat we telkens opnieuw hoeven te bouwen.
Het is heel fijn dat je in één keer gewoon een hele layout hebt. (…) waardoor het toch wat, wij vinden het in elk geval mooi uitzien.”
Resultaten: hoge betrokkenheid, lage bounces en stabiele deliverability
Omdat we communiceren met bekende aanvragers en relaties, zien we sterke engagement. Belangrijker nog: we ervaren dat de deliverability stabiel is en dat berichten niet in spamfolders verdwijnen.
Onze cijfers in hoofdlijnen:
- Totaal aantal contacten: 63.000 (externe IDs)
- Aantal mailinglijsten: 15 (+/-)
- Email alert updates: Uitgebreid van 3x per jaar naar 75 mails in 2025
Die open rates zijn heel hoog, vind ik tenminste. De bounce rates zijn relatief laag (…) En de dingen komen ook helemaal niet in de spam folders terecht.”
Bounces volgen we actief op, omdat we vaak direct contact hebben met de verantwoordelijke persoon. Dat past bij hoe wij dienstverlening organiseren.
Samenwerking en kosten: maatwerk zonder onnodige drempels
Voor ons ging het niet alleen om functionaliteit, maar ook om samenwerking. Het maatwerk is volgens ons soepel opgeleverd, en tegen een bedrag dat wél paste bij onze organisatie.
Het maken van die maatwerk oplossing is eigenlijk heel goed gegaan en ook tegen een heel redelijk bedrag. Dus ik vond het een hele fijne samenwerking.”
Conclusie: e-mail als dienstverlening (en de volgende stap)
Onze case laat zien dat e-mailsoftware niet alleen relevant is voor marketingteams, maar juist ook voor organisaties waar betrouwbaarheid, gelijke behandeling en duidelijke communicatie centraal staan.
De basis die nu staat, willen we logischerwijs breder inzetten binnen de communicatieafdeling, zodat meerdere collega’s met dezelfde structuur en templates kunnen werken. Alerts en updates rond regelingen blijven daarbij een belangrijk middel, bijvoorbeeld wanneer een regeling live gaat en stakeholders direct geïnformeerd moeten worden.
Edwin vat het simpel samen:
Al met al, nee, echt heel blij met Maileon.”
Ontdek Maileon in de publieke sector
Til je e-mailcampagnes naar een hoger niveau met Maileons geavanceerde oplossingen voor de overheid, net als Ministerie VWS. Klik hieronder om onze oplossingen op maat voor onderwijs en overheid te ontdekken.
Succesverhalen
Ontdek hoe Universiteit Utrecht studenten en personeel weet te bereiken en enthousiadmeren, zonder privacy ooit uit het zicht te verliezen.
“Ik zou Maileon zeker aanbevelen voor ambitieuze partijen met een wat groter volume: Maileon is gebruiksvriendelijk en er is maatwerk mogelijk”- Wilfred Romijn, Mede-oprichter Vote Company
Ontdek meer van onze cases en succesverhalen. Van B2B tot franchises, van sport tot financiën, lees hier alles over de Maileon-gebruikers.
Kom in gesprek!
Of je nou op zoek bent naar een nieuw platform, een partnerschap, of gewoon eens een kop koffie wilt doen: we horen graag van je.
