{"id":14667,"date":"2026-03-05T16:39:22","date_gmt":"2026-03-05T16:39:22","guid":{"rendered":"https:\/\/maileon.com\/nl\/?page_id=14667"},"modified":"2026-03-06T11:38:08","modified_gmt":"2026-03-06T11:38:08","slug":"ministerie-vws","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/maileon.com\/nl\/oplossingen\/cases\/ministerie-vws\/","title":{"rendered":"Case: Ministerie VWS"},"content":{"rendered":"
\n
\n
\n \"\" <\/div>\n
\n
\n

\n <\/p>\n

\n Betrouwbare e-mailcommunicatie voor subsidieregelingen met Maileon\n <\/h1>
\n <\/div>\n <\/div>\n
\n \n Kom in contact\n <\/a> \n Probeer Maileon\n <\/a> <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n
\n
\n
\n \"\" <\/div>\n
\n
\n

\n <\/p>\n

\n Ministerie van Volksgezondheid (DUS-I)\n <\/h4>
\n

Bij DUS-I (Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen<\/a>) voeren we subsidieregelingen uit voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). We beheren ongeveer 150 regelingen<\/strong>: grofweg 50% voor VWS<\/strong> en 50% voor OCW<\/strong>. Dat betekent dat we dagelijks communiceren met onderwijsinstellingen, zorgorganisaties en maatschappelijke partijen.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n

Voor ons is e-mail geen \u201cmarketingkanaal\u201d. E-mail is onderdeel van onze dienstverlening: we versturen updates over deadlines, aanvragen en vervolgstappen. Dan moet communicatie duidelijk, tijdig en betrouwbaar<\/strong> zijn, zonder ruis.<\/p>\n

Ons e-mailbeheer ligt bij een compacte communicatieafdeling van zes personen. Maileon is inmiddels niet meer \u2018van \u00e9\u00e9n persoon\u2019, maar echt onderdeel van de manier waarop we als team e-mailcommunicatie organiseren: met vaste templates, heldere processen en gedeeld eigenaarschap. Daarbij gebruiken we Maileon niet alleen voor externe nieuwsbrieven en campagnes, maar ook steeds vaker voor interne communicatie. We hebben daarnaast ook maatwerk ingezet, omdat onze praktijk n\u00e9t anders is dan bij veel standaard e-mailtools.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n

De uitdaging: subsidiecommunicatie op schaal, met complexe contactdata<\/h2>\n

Waar commerci\u00eble organisaties vaak focussen op lead nurturing, draait het bij ons om iets anders: \u00e9\u00e9n-op-\u00e9\u00e9n service op schaal<\/strong>. En daar liepen we in eerdere tooling tegen vier heel concrete punten aan.<\/p>\n

<\/h3>\n

1) E\u00e9n e-mailadres, meerdere organisaties (niet-unieke adressen)<\/h3>\n

In de subsidiewereld werken we regelmatig met tussenpersonen<\/strong>. E\u00e9n contactpersoon dient bijvoorbeeld aanvragen in voor meerdere instellingen. In veel mailingsystemen \u201cmag\u201d een e-mailadres maar \u00e9\u00e9n keer bestaan. In de praktijk betekent dat: je kunt die persoon niet drie verschillende, gepersonaliseerde berichten sturen die elk over een andere aanvraag gaan.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n \n \n \n <\/mask>\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n <\/g>\n<\/svg> <\/div>\n
\n
\n

Het nadeel van normale mailingpakketten is dat een e-mailadres uniek moet zijn. (\u2026) Alleen wij hebben soms een tussenpersoon die misschien namens Erasmus MC, Sophia kinderziekenhuis en nog een ziekenhuis een subsidie aanvraagt. Dus dan komt dat e-mailadres drie keer voor. En we moeten die persoon drie mails sturen.\u201d<\/em><\/p>\n <\/blockquote>\n

\n – Edwin Dekker <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\n

2) Heel lange gepersonaliseerde links<\/h3>\n

Veel regelingen werken met online formulieren die vooraf ingevuld worden. Daardoor ontstaan extreem lange gepersonaliseerde URL\u2019s<\/strong>. Dat is niet alleen onhandig in e-mail (leesbaarheid), maar ook foutgevoelig in beheer.<\/p>\n

 <\/p>\n

3) Maatwerk was vaak duur (en niet passend bij publieke doelmatigheid)<\/h3>\n

We hebben verschillende oplossingen in de markt bekeken, maar sommige aanpassingen kwamen met prijskaartjes die niet in verhouding stonden tot wat we nodig hadden, zeker in een publieke context waarin doelmatigheid belangrijk is.<\/p>\n

 <\/p>\n

4) Een meer technische werkwijze moest wel veilig blijven<\/h3>\n

De werkwijze \u201cimporteren \u2192 filter maken \u2192 distributielijst maken\u201d vroeg gewenning. Tegelijk willen we in dit soort servicecommunicatie fouten minimaliseren. Zeker bij deadlines en aanvraagprocessen wil je dat data en verzending kloppen.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n

\n
\n
\n <\/div>\n
\n \"\" <\/div>\n
\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\n

De oplossing met Maileon: External ID, maatwerk voor URL\u2019s en een vaste Rijkshuisstijl-template<\/strong><\/h2>\n

We zijn overgestapt naar Maileon omdat we een platform zochten dat onze realiteit w\u00e9l ondersteunt: complexe contactstructuren, personalisatie per aanvraag en een betrouwbare verzendbasis.<\/p>\n

<\/h3>\n

External ID: personalisatie die klopt, ook bij dubbele e-mailadressen<\/strong><\/h3>\n

De grootste doorbraak voor ons was de External ID-functionaliteit<\/strong>. Daarmee kunnen we meerdere contactrecords koppelen aan hetzelfde e-mailadres, zolang elk record een unieke identifier heeft. Resultaat: \u00e9\u00e9n tussenpersoon kan drie verschillende gepersonaliseerde mails ontvangen, elk gekoppeld aan de juiste organisatie en regeling.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n \n \n \n <\/mask>\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n <\/g>\n<\/svg> <\/div>\n
\n
\n

Omdat jullie op basis van een unieke ID die we er dan voor zetten, een external ID heet die geloof ik, kunnen we dus datzelfde e-mailadres drie keer kunnen laten voorkomen, terwijl die persoon wel drie keer een gepersonaliseerde mail krijgt voor die drie ziekenhuizen.\u201d<\/em><\/p>\n <\/blockquote>\n

\n – Edwin Dekker <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\n

Voor ons is dat niet \u201chandig\u201d, maar gewoon belangrijk<\/strong> om service goed uit te voeren.<\/p>\n

 <\/p>\n

Maatwerk import voor lange URL\u2019s: overzichtelijk en betrouwbaar<\/h3>\n

Voor de lange gepersonaliseerde links gebruiken we een custom import-oplossing<\/strong> die URL\u2019s praktisch maakt in e-mail, terwijl de doorverwijzing naar de juiste lange variant betrouwbaar blijft. Zo houden we mails overzichtelijk en verkleinen we de kans op fouten in het proces.<\/p>\n

 <\/p>\n

Datakwaliteit: directe foutmeldingen helpen ons sneller corrigeren<\/h3>\n

Omdat we vaak met imports, filters en distributielijsten werken, is het prettig dat Maileon snel aangeeft als er iets niet klopt.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n \n \n \n <\/mask>\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n <\/g>\n<\/svg> <\/div>\n
\n
\n

Als je iets niet goed doet, dan krijg je wel meteen een foutmelding. Dus dat is fijn.\u201d <\/em><\/p>\n <\/blockquote>\n

\n – Edwin Dekker <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\n

Rijkshuisstijl in \u00e9\u00e9n keer goed: custom template<\/h3>\n

We werken met een door Maileon ontwikkelde custom template<\/strong> die aansluit op de Rijkshuisstijl<\/strong> (logo, kleuren en lettertype). Zo is elke mailing herkenbaar en consistent, zonder dat we telkens opnieuw hoeven te bouwen.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n
\n \n \n \n <\/mask>\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n <\/g>\n<\/svg> <\/div>\n
\n
\n

Het is heel fijn dat je in \u00e9\u00e9n keer gewoon een hele layout hebt. (\u2026) waardoor het toch wat, wij vinden het in elk geval mooi uitzien.\u201d <\/em><\/p>\n <\/blockquote>\n

\n – Edwin Dekker <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n
\n
\n
\n <\/div>\n
\n \"\" <\/div>\n
\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\n

Resultaten: hoge betrokkenheid, lage bounces en stabiele deliverability<\/h2>\n

Omdat we communiceren met bekende aanvragers en relaties, zien we sterke engagement. Belangrijker nog: we ervaren dat de deliverability stabiel is en dat berichten niet in spamfolders verdwijnen.<\/p>\n

Onze cijfers in hoofdlijnen:<\/p>\n